In breve: un gestionale su misura è un software scritto intorno a come lavora la tua azienda, invece di adattare l’azienda a un programma pronto. Conviene quando il tuo processo non entra nei gestionali in commercio, quando i dati vivono in tre programmi e un foglio Excel, o quando i canoni per utente diventano pesanti. Non serve rifare tutto in una volta: si parte da una prima versione con l’essenziale, collegata ai sistemi che usi già.
Ortica sviluppa webapp e gestionali su misura a Padova, in React, Next.js e Node. Qui sotto c’è come ragioniamo prima di proporre un software su misura, compresi i casi in cui non conviene.
Excel, gestionale pronto o su misura?
Sono tre risposte giuste a tre situazioni diverse. Il punto non è quale sia migliore, ma quale regge il modo in cui lavori tu.
|
|
Excel o fogli condivisi |
Gestionale pronto |
Gestionale su misura |
|---|---|---|---|
|
Per partire |
subito, quasi gratis |
in poco tempo, con un canone |
serve un progetto, si parte a fasi |
|
Si adatta al tuo processo |
sì, finché resta semplice |
fin dove arrivano le sue impostazioni |
sì, è scritto intorno a quello |
|
Più persone insieme |
si sovrascrivono i dati |
sì, con ruoli e permessi |
sì, con i ruoli che servono a te |
|
Collegamenti con altri sistemi |
a mano, copia e incolla |
quelli previsti dal fornitore |
quelli che servono, tramite API o file |
|
Costi nel tempo |
bassi, ma si paga in ore perse |
canone che cresce con utenti e moduli |
sviluppo iniziale, poi hosting e manutenzione |
|
Di chi è |
tuo |
del fornitore, tu hai una licenza |
tuo, codice compreso |
Quando basta Excel
Quando a usarlo sono una o due persone, i dati sono pochi e il processo cambia spesso. Excel ha un vantaggio che nessun software ha: lo modifichi da solo, subito. Il limite arriva quando il file diventa “quello che sa usare solo Marco”, quando due persone lo aprono insieme o quando un errore in una formula sposta i numeri di un mese senza che nessuno se ne accorga.
Quando conviene un gestionale pronto
Quando il processo è standard: fatturazione, contabilità, magazzino semplice, CRM per la forza vendita. Per queste cose esistono prodotti maturi, con aggiornamenti e assistenza, e riscriverli da zero raramente ha senso. Se un programma pronto copre l’80% di quello che serve e il resto si gestisce con piccoli adattamenti, di solito è la scelta giusta. Te lo diciamo anche noi, se è così.
Quando conviene il su misura
- Il tuo modo di lavorare è un vantaggio da tenere, non un’abitudine da correggere: preventivi con regole particolari, commesse con fasi tutte vostre, un servizio che i concorrenti non offrono.
- Per fare una cosa usi tre programmi e un foglio Excel, e qualcuno passa le giornate a ricopiare dati dall’uno all’altro.
- Il gestionale pronto ti obbliga a giri lunghi: campi usati per altro, export ogni sera, passaggi fatti su carta.
- I canoni crescono a ogni persona o modulo in più, e su qualche anno superano quello che costerebbe uno strumento tuo.
- Il software deve parlare con clienti o fornitori da fuori: un portale per gli ordini, lo stato dei lavori, i documenti.
Spesso la soluzione è mista: si tiene il gestionale contabile che c’è, e si costruisce su misura solo la parte che oggi non funziona.
Da cosa dipende il costo di un gestionale su misura
Non esistono indagini affidabili sui prezzi del software su misura in Italia, e un numero senza il progetto direbbe poco: la stessa parola, “gestionale”, copre un elenco di commesse per tre persone e un sistema che gestisce produzione, magazzino e spedizioni. Quello che fa cambiare il costo, invece, si può dire:
- Quante cose deve fare: ogni area (ordini, magazzino, commesse, turni, documenti) ha le sue schermate, i suoi dati, le sue regole.
- Quante regole particolari ci sono: un listino con sconti per cliente e quantità costa più di un listino fisso.
- Chi lo usa: solo l’ufficio, o anche operai da telefono, agenti in giro, clienti da un’area riservata. Ogni tipo di utente ha ruoli e permessi suoi.
- Quanti sistemi collegare: gestionale contabile, ERP, ecommerce, corrieri, pagamenti. Dipende molto da cosa offrono loro: un sistema con API documentate si collega più in fretta di uno che esporta solo file.
- I dati da portare dentro: anni di fogli Excel da ripulire e importare sono un lavoro a sé.
- Dove gira e chi lo segue dopo: server, backup, aggiornamenti e monitoraggio sono un costo che continua anche dopo il lancio.
Per questo prima di un preventivo serve un’analisi: guardare come lavorate oggi, quali dati ci sono e dove stanno. Senza, qualsiasi cifra è un’ipotesi.
Come si parte senza rifare tutto
L’errore più comune è voler sostituire tutto insieme: si scrive un capitolato di cento pagine, il progetto dura un anno, e quando arriva l’azienda è già cambiata. Funziona meglio un passo alla volta.
1. Si sceglie il punto che fa più male
Il passaggio che fa perdere più ore, o quello dove nascono più errori. Di solito è uno solo, ed è da lì che si parte.
2. Si disegnano le schermate prima del codice
Le schermate principali si disegnano in Figma e si provano con chi le userà ogni giorno. Cambiare un disegno costa poco, cambiare un software già scritto molto di più. È il lavoro che facciamo con la progettazione UI/UX.
3. Una prima versione piccola, collegata a quello che c’è
La prima versione fa bene una cosa e parla con i sistemi che usi già: legge i clienti dal gestionale contabile, manda gli ordini all’ecommerce, esporta quello che serve in Excel. Il resto continua a funzionare come prima.
4. Si allarga guardando il software vero
Dopo qualche settimana di uso si vede cosa serve davvero, che spesso è diverso da quello che si pensava all’inizio. Le funzioni nuove si aggiungono una alla volta, provate prima su un ambiente di prova.
Così il rischio resta piccolo: se la prima versione non convince, si è speso poco e si è imparato molto.
Cosa chiedere prima di farsi sviluppare un gestionale
- Il codice è mio? Posso portarlo da un altro sviluppatore se un giorno serve?
- Con quali tecnologie è scritto? Sono diffuse e documentate, o le conosce solo chi l’ha fatto?
- Si parte con una prima versione o si consegna tutto alla fine?
- Come si collega ai sistemi che uso già, e cosa succede se uno di questi cambia?
- Dove stanno i dati, chi fa i backup e chi tiene aggiornato il software dopo il lancio?
- Le modifiche le vedo prima su un ambiente di prova?
E da noi?
Un gestionale si usa per anni, quindi conta anche chi lo scrive e chi lo segue dopo.
- Parli con chi fa il lavoro. Siamo due persone, Riccardo e Davide: il gestionale lo progettiamo e lo sviluppiamo noi, senza intermediari e senza ricarichi. È lo stesso lavoro che facciamo ogni giorno per altre agenzie, in white label.
- Fattura senza IVA. Lavoriamo tutti e due in regime forfettario, quindi in fattura l’IVA non c’è. Per un’azienda che la recupera cambia poco; un privato, un’associazione o un professionista forfettario non paga il 22% in più che troverebbe su una fattura con IVA.
- Ci trovi anche tra qualche anno. Siamo sul web dal 2016, come Ortica dal 2020, e seguiamo più di 200 siti. Lavoriamo alla pari, metà e metà, e ognuno conosce i progetti dell’altro.
Da noi codice e dati restano al cliente, il software è scritto in tecnologie diffuse come React e Next.js e Node.js, e quando serve un pannello di gestione completo partiamo da Payload CMS. Se vuoi, dopo il lancio il server lo seguiamo noi. Trovi come lavoriamo nella pagina su webapp e gestionali su misura.
