En bref : un logiciel de gestion sur mesure est un logiciel écrit autour de la façon dont travaille votre entreprise, au lieu d’adapter l’entreprise à un logiciel du marché. Il vaut le coup quand votre processus n’entre dans aucune solution existante, quand les données vivent dans trois logiciels et un fichier Excel, ou quand les abonnements par utilisateur pèsent trop. Inutile de tout refaire d’un coup : on démarre par une première version avec l’essentiel, reliée aux systèmes que vous utilisez déjà.
Ortica développe des applications web et des logiciels de gestion sur mesure à Padoue, en Italie, avec React, Next.js et Node. Voici comment nous raisonnons avant de proposer un logiciel sur mesure, y compris les cas où il ne vaut pas le coup.
Excel, logiciel du marché ou sur mesure ?
Ce sont trois bonnes réponses à trois situations différentes. La question n’est pas de savoir laquelle est la meilleure, mais laquelle tient avec votre façon de travailler.
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Excel ou fichiers partagés |
Logiciel du marché |
Logiciel sur mesure |
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Pour démarrer |
tout de suite, presque gratuit |
rapidement, avec un abonnement |
il faut un projet, on avance par étapes |
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S’adapte à votre processus |
oui, tant qu’il reste simple |
jusqu’où vont ses paramètres |
oui, il est écrit autour |
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Plusieurs personnes en même temps |
les données s’écrasent |
oui, avec rôles et droits |
oui, avec les rôles dont vous avez besoin |
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Liens avec d’autres systèmes |
à la main, copier-coller |
ceux prévus par l’éditeur |
ceux qu’il faut, par API ou par fichiers |
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Coûts dans le temps |
faibles, mais on paie en heures perdues |
abonnement qui grimpe avec les utilisateurs et les modules |
développement initial, puis hébergement et maintenance |
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À qui il appartient |
à vous |
à l’éditeur, vous avez une licence |
à vous, code compris |
Quand Excel suffit
Quand une ou deux personnes l’utilisent, que les données sont peu nombreuses et que le processus change souvent. Excel a un avantage qu’aucun logiciel n’a : vous le modifiez vous-même, tout de suite. La limite arrive quand le fichier devient « celui que seul Marc sait utiliser », quand deux personnes l’ouvrent en même temps ou quand une erreur dans une formule fausse les chiffres d’un mois sans que personne ne s’en aperçoive.
Quand un logiciel du marché est le bon choix
Quand le processus est standard : facturation, comptabilité, stock simple, CRM pour les commerciaux. Pour ces besoins, il existe des produits mûrs, avec mises à jour et assistance, et les réécrire de zéro a rarement du sens. Si un logiciel du marché couvre 80 % de ce qu’il vous faut et que le reste se règle avec de petits ajustements, c’est en général le bon choix. Si c’est le cas, nous vous le dirons aussi.
Quand le sur-mesure vaut le coup
- Votre façon de travailler est un avantage à garder, pas une habitude à corriger : des devis avec des règles particulières, des dossiers avec des étapes bien à vous, un service que vos concurrents ne proposent pas.
- Pour une seule tâche, vous utilisez trois logiciels et un fichier Excel, et quelqu’un passe ses journées à recopier des données de l’un à l’autre.
- Le logiciel du marché vous oblige à des détours : des champs utilisés pour autre chose, des exports tous les soirs, des étapes faites sur papier.
- Les abonnements augmentent à chaque personne ou module en plus, et sur quelques années ils dépassent ce que coûterait un outil à vous.
- Le logiciel doit dialoguer avec des clients ou des fournisseurs de l’extérieur : un portail de commandes, le suivi des travaux, les documents.
La solution est souvent mixte : on garde le logiciel comptable en place et on ne construit sur mesure que la partie qui ne fonctionne pas aujourd’hui.
Ce qui fait varier le prix d’un logiciel de gestion sur mesure
Il n’existe pas d’enquête fiable sur les prix du logiciel sur mesure en Italie, et un chiffre sans le projet ne dirait pas grand-chose : le même mot, « logiciel de gestion », couvre une liste de dossiers pour trois personnes comme un système qui gère production, stock et expéditions. Ce qui fait varier le coût, en revanche, se dit facilement :
- Le nombre de choses qu’il doit faire : chaque domaine (commandes, stock, dossiers, plannings, documents) a ses écrans, ses données, ses règles.
- Le nombre de règles particulières : un tarif avec des remises par client et par quantité coûte plus cher qu’un tarif fixe.
- Qui l’utilise : seulement le bureau, ou aussi des ouvriers sur téléphone, des commerciaux en déplacement, des clients depuis un espace réservé. Chaque type d’utilisateur a ses rôles et ses droits.
- Le nombre de systèmes à relier : logiciel comptable, ERP, e-commerce, transporteurs, paiements. Cela dépend beaucoup de ce qu’ils proposent : un système avec des API documentées se relie plus vite qu’un système qui n’exporte que des fichiers.
- Les données à reprendre : des années de fichiers Excel à nettoyer et à importer, c’est un travail à part entière.
- Où il tourne et qui le suit ensuite : serveur, sauvegardes, mises à jour et surveillance sont un coût qui continue après la mise en service.
C’est pourquoi, avant un devis, il faut une analyse : regarder comment vous travaillez aujourd’hui, quelles données existent et où elles se trouvent. Sans cela, n’importe quel chiffre n’est qu’une hypothèse.
Comment démarrer sans tout refaire
L’erreur la plus courante est de vouloir tout remplacer en même temps : on écrit un cahier des charges de cent pages, le projet dure un an, et quand il arrive, l’entreprise a déjà changé. Avancer pas à pas fonctionne mieux.
1. On choisit le point qui fait le plus mal
L’étape qui fait perdre le plus d’heures, ou celle où naissent le plus d’erreurs. En général il n’y en a qu’une, et c’est par là que l’on commence.
2. On dessine les écrans avant le code
Les écrans principaux sont dessinés dans Figma et testés avec ceux qui les utiliseront tous les jours. Modifier un dessin coûte peu, modifier un logiciel déjà écrit beaucoup plus. C’est le travail que nous faisons en conception UI/UX.
3. Une première version réduite, reliée à l’existant
La première version fait bien une seule chose et dialogue avec les systèmes que vous utilisez déjà : elle lit les clients dans le logiciel comptable, envoie les commandes à l’e-commerce, exporte vers Excel ce qu’il faut. Tout le reste continue de fonctionner comme avant.
4. On élargit en regardant le vrai logiciel
Après quelques semaines d’utilisation, on voit ce qui sert vraiment, et c’est souvent différent de ce que l’on imaginait au départ. Les nouvelles fonctions s’ajoutent une par une, testées d’abord sur un environnement de test.
Le risque reste ainsi limité : si la première version ne convainc pas, on a peu dépensé et beaucoup appris.
Ce qu’il faut demander avant de faire développer un logiciel de gestion
- Le code m’appartient-il ? Puis-je le confier à un autre développeur si un jour il le faut ?
- Avec quelles technologies est-il écrit ? Sont-elles répandues et documentées, ou seul celui qui l’a fait les connaît ?
- Démarre-t-on avec une première version, ou tout est-il livré à la fin ?
- Comment se relie-t-il aux systèmes que j’utilise déjà, et que se passe-t-il si l’un d’eux change ?
- Où sont les données, qui fait les sauvegardes et qui tient le logiciel à jour après la mise en service ?
- Est-ce que je vois les modifications d’abord sur un environnement de test ?
Et chez nous ?
Un logiciel de gestion s’utilise pendant des années : celui qui l’écrit et celui qui le suit ensuite comptent aussi.
- Vous parlez à ceux qui font le travail. Nous sommes deux, Riccardo et Davide : le logiciel, c’est nous qui le concevons et le développons, sans intermédiaires et sans majoration. C’est le même travail que nous faisons chaque jour pour d’autres agences, en marque blanche.
- Une facture sans TVA italienne. Nous sommes tous les deux au régime forfaitaire, le régime fiscal italien des petits indépendants : nos factures ne comportent donc pas de TVA italienne. La façon dont la TVA s’applique dans votre pays dépend de qui vous êtes et d’où vous êtes ; en pratique, le plus simple est de poser la question à votre expert-comptable.
- Vous nous trouverez encore dans quelques années. Nous sommes sur le web depuis 2016, sous le nom d’Ortica depuis 2020, et nous suivons plus de 200 sites. Nous travaillons à égalité, moitié-moitié, et chacun connaît les projets de l’autre.
Chez nous, le code et les données restent au client, le logiciel est écrit avec des technologies répandues comme React et Next.js et Node.js, et quand il faut une interface d’administration complète, nous partons de Payload CMS. Si vous le souhaitez, après la mise en service, c’est nous qui suivons le serveur. Notre façon de travailler est sur la page applications web et logiciels de gestion sur mesure.
