En resumen: un software de gestión a medida es un programa escrito alrededor de cómo trabaja tu empresa, en lugar de adaptar la empresa a un programa estándar. Conviene cuando tu proceso no cabe en los programas de gestión del mercado, cuando los datos viven en tres programas y una hoja de Excel, o cuando las cuotas por usuario se vuelven pesadas. No hace falta rehacerlo todo de golpe: se empieza con una primera versión con lo esencial, conectada a los sistemas que ya usas.
Ortica desarrolla aplicaciones web y software de gestión a medida desde Padua, en React, Next.js y Node. Aquí abajo contamos cómo razonamos antes de proponer un software a medida, incluidos los casos en los que no conviene.
¿Excel, programa estándar o a medida?
Son tres respuestas correctas a tres situaciones distintas. La cuestión no es cuál es mejor, sino cuál aguanta tu forma de trabajar.
|
|
Excel u hojas compartidas |
Programa de gestión estándar |
Software de gestión a medida |
|---|---|---|---|
|
Para empezar |
ya, casi gratis |
en poco tiempo, con una cuota |
hace falta un proyecto, se empieza por fases |
|
Se adapta a tu proceso |
sí, mientras sea sencillo |
hasta donde llegan sus ajustes |
sí, está escrito alrededor de él |
|
Varias personas a la vez |
los datos se sobrescriben |
sí, con roles y permisos |
sí, con los roles que necesitas |
|
Conexiones con otros sistemas |
a mano, copiar y pegar |
las que prevé el proveedor |
las que hagan falta, por API o archivos |
|
Costes a lo largo del tiempo |
bajos, pero se pagan en horas perdidas |
cuota que crece con usuarios y módulos |
desarrollo inicial, después hosting y mantenimiento |
|
De quién es |
tuyo |
del proveedor, tú tienes una licencia |
tuyo, código incluido |
Cuándo basta con Excel
Cuando lo usan una o dos personas, hay pocos datos y el proceso cambia a menudo. Excel tiene una ventaja que ningún software tiene: lo cambias tú solo, al momento. El límite llega cuando el archivo se convierte en “el que solo sabe usar Marcos”, cuando dos personas lo abren a la vez o cuando un error en una fórmula descuadra los números de un mes sin que nadie se dé cuenta.
Cuándo conviene un programa estándar
Cuando el proceso es estándar: facturación, contabilidad, almacén sencillo, CRM para el equipo comercial. Para eso existen productos maduros, con actualizaciones y soporte, y reescribirlos desde cero rara vez tiene sentido. Si un programa estándar cubre el 80% de lo que necesitas y el resto se resuelve con pequeños ajustes, suele ser la decisión correcta. Si es así, te lo decimos también nosotros.
Cuándo conviene el desarrollo a medida
- Tu forma de trabajar es una ventaja que mantener, no una costumbre que corregir: presupuestos con reglas particulares, encargos con fases propias, un servicio que la competencia no ofrece.
- Para hacer una cosa usas tres programas y una hoja de Excel, y alguien se pasa el día copiando datos de uno a otro.
- El programa estándar te obliga a dar rodeos: campos usados para otra cosa, exportaciones cada noche, pasos hechos en papel.
- Las cuotas crecen con cada persona o módulo nuevo y, en unos años, superan lo que costaría una herramienta propia.
- El software tiene que hablar con clientes o proveedores desde fuera: un portal para los pedidos, el estado de los trabajos, los documentos.
A menudo la solución es mixta: se mantiene el programa de contabilidad que ya hay y se construye a medida solo la parte que hoy no funciona.
De qué depende el coste de un software de gestión a medida
No hay estudios fiables sobre los precios del software a medida en Italia, y un número sin el proyecto diría poco: la misma palabra, “software de gestión”, sirve para una lista de encargos para tres personas y para un sistema que gestiona producción, almacén y envíos. Lo que sí se puede decir es qué hace cambiar el coste:
- Cuántas cosas tiene que hacer: cada área (pedidos, almacén, encargos, turnos, documentos) tiene sus pantallas, sus datos y sus reglas.
- Cuántas reglas particulares hay: una tarifa con descuentos por cliente y cantidad cuesta más que una tarifa fija.
- Quién lo usa: solo la oficina, o también operarios desde el móvil, comerciales en la calle, clientes desde un área privada. Cada tipo de usuario tiene sus roles y permisos.
- Cuántos sistemas hay que conectar: contabilidad, ERP, tienda online, transportistas, pagos. Depende mucho de lo que ofrezcan ellos: un sistema con API documentadas se conecta antes que uno que solo exporta archivos.
- Los datos que hay que traer: años de hojas de Excel que limpiar e importar son un trabajo en sí mismo.
- Dónde funciona y quién lo cuida después: servidor, copias de seguridad, actualizaciones y monitorización son un coste que sigue después del lanzamiento.
Por eso, antes de un presupuesto hace falta un análisis: ver cómo trabajáis hoy, qué datos hay y dónde están. Sin eso, cualquier cifra es una suposición.
Cómo empezar sin rehacerlo todo
El error más común es querer sustituirlo todo a la vez: se escribe un pliego de cien páginas, el proyecto dura un año y, cuando llega, la empresa ya ha cambiado. Funciona mejor paso a paso.
1. Se elige el punto que más duele
El paso que hace perder más horas, o donde nacen más errores. Normalmente es uno solo, y se empieza por ahí.
2. Se dibujan las pantallas antes del código
Las pantallas principales se diseñan en Figma y se prueban con quien las va a usar cada día. Cambiar un diseño cuesta poco; cambiar un software ya escrito, mucho más. Es el trabajo que hacemos en el diseño UI/UX.
3. Una primera versión pequeña, conectada a lo que ya hay
La primera versión hace bien una cosa y habla con los sistemas que ya usas: lee los clientes del programa de contabilidad, envía los pedidos a la tienda online, exporta a Excel lo que haga falta. Todo lo demás sigue funcionando como antes.
4. Se amplía mirando el software de verdad
Tras unas semanas de uso se ve qué hace falta realmente, que a menudo no es lo que se pensaba al principio. Las funciones nuevas se añaden de una en una, probadas antes en un entorno de pruebas.
Así el riesgo es pequeño: si la primera versión no convence, se ha gastado poco y se ha aprendido mucho.
Qué preguntar antes de encargar un software de gestión
- ¿El código es mío? ¿Puedo llevárselo a otro desarrollador si algún día hace falta?
- ¿Con qué tecnologías está escrito? ¿Están extendidas y documentadas, o solo las conoce quien lo hizo?
- ¿Se empieza con una primera versión o se entrega todo al final?
- ¿Cómo se conecta con los sistemas que ya uso, y qué pasa si uno de ellos cambia?
- ¿Dónde están los datos, quién hace las copias de seguridad y quién mantiene el software actualizado después del lanzamiento?
- ¿Los cambios los veo antes en un entorno de pruebas?
¿Y con nosotros?
Un software de gestión se usa durante años, así que también importa quién lo escribe y quién lo cuida después.
- Hablas con quien hace el trabajo. Somos dos personas, Riccardo y Davide: el software lo diseñamos y lo desarrollamos nosotros, sin intermediarios ni recargos. Es el mismo trabajo que hacemos cada día para otras agencias, en marca blanca.
- Factura sin IVA italiano. Los dos trabajamos en régimen forfettario, el régimen fiscal italiano para pequeños autónomos, así que nuestras facturas no llevan IVA italiano. Cómo se aplica el IVA en tu país depende de quién eres y de dónde estás: en la práctica, lo mejor es preguntárselo a tu asesor fiscal.
- Dentro de unos años, seguimos aquí. Estamos en la web desde 2016, como Ortica desde 2020, y llevamos más de 200 webs. Trabajamos a la par, mitad y mitad, y cada uno conoce los proyectos del otro.
Con nosotros, el código y los datos son del cliente, el software está escrito con tecnologías extendidas como React y Next.js y Node.js, y cuando hace falta un panel de gestión completo partimos de Payload CMS. Si quieres, después del lanzamiento nos ocupamos también del servidor. Cómo trabajamos lo tienes en la página sobre aplicaciones web y software de gestión a medida.
