Die kurze Antwort: Individualsoftware ist ein Programm, das um die Arbeitsweise Ihres Unternehmens herum geschrieben wird, statt das Unternehmen an ein fertiges Programm anzupassen. Sie lohnt sich, wenn Ihr Ablauf in keine Standardsoftware passt, wenn die Daten in drei Programmen und einer Excel-Tabelle stecken oder wenn die Lizenzgebühren pro Nutzer schwer werden. Man muss nicht alles auf einmal neu bauen: Man startet mit einer ersten Version mit dem Nötigsten, angebunden an die Systeme, die Sie schon nutzen.
Ortica entwickelt Webapps und Unternehmenssoftware nach Maß in Padua (Italien), mit React, Next.js und Node. Hier steht, wie wir abwägen, bevor wir Software nach Maß vorschlagen, auch die Fälle, in denen sie sich nicht lohnt.
Excel, Standardsoftware oder Individualsoftware?
Das sind drei richtige Antworten auf drei verschiedene Situationen. Es geht nicht darum, was besser ist, sondern was zu Ihrer Arbeitsweise passt.
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Excel oder geteilte Tabellen |
Standardsoftware |
Individualsoftware |
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Start |
sofort, fast kostenlos |
schnell, mit einer Lizenzgebühr |
braucht ein Projekt, Start in Etappen |
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Passt sich Ihrem Ablauf an |
ja, solange er einfach bleibt |
so weit die Einstellungen reichen |
ja, sie ist darum herum geschrieben |
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Mehrere Personen gleichzeitig |
Daten werden überschrieben |
ja, mit Rollen und Rechten |
ja, mit den Rollen, die Sie brauchen |
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Anbindung an andere Systeme |
von Hand, mit Kopieren und Einfügen |
die, die der Anbieter vorsieht |
die nötigen, über API oder Dateien |
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Kosten auf Dauer |
niedrig, bezahlt wird mit verlorenen Stunden |
Gebühr, die mit Nutzern und Modulen wächst |
Entwicklung am Anfang, danach Hosting und Wartung |
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Wem sie gehört |
Ihnen |
dem Anbieter, Sie haben eine Lizenz |
Ihnen, Code inklusive |
Wann Excel reicht
Wenn ein oder zwei Personen damit arbeiten, die Datenmenge klein ist und sich der Ablauf oft ändert. Excel hat einen Vorteil, den keine Software hat: Sie ändern es selbst, sofort. Die Grenze kommt, wenn die Datei zu der wird, „die nur Marco bedienen kann“, wenn zwei Leute sie gleichzeitig öffnen oder wenn ein Fehler in einer Formel die Zahlen eines Monats verschiebt, ohne dass es jemand merkt.
Wann sich Standardsoftware lohnt
Wenn der Ablauf Standard ist: Rechnungsstellung, Buchhaltung, einfaches Lager, CRM für den Vertrieb. Dafür gibt es ausgereifte Produkte mit Updates und Support, und sie neu zu schreiben, ergibt selten Sinn. Deckt ein fertiges Programm 80 % dessen ab, was gebraucht wird, und lässt sich der Rest mit kleinen Anpassungen lösen, ist das meist die richtige Wahl. Wenn es so ist, sagen wir Ihnen das auch.
Wann sich Individualsoftware lohnt
- Ihre Arbeitsweise ist ein Vorteil, den Sie behalten wollen, keine Gewohnheit, die korrigiert werden muss: Angebote mit besonderen Regeln, Aufträge mit Ihren eigenen Phasen, ein Service, den die Konkurrenz nicht anbietet.
- Für eine Aufgabe nutzen Sie drei Programme und eine Excel-Tabelle, und jemand verbringt seine Tage damit, Daten von einem ins andere zu übertragen.
- Die Standardsoftware zwingt Sie zu Umwegen: Felder, die für etwas anderes benutzt werden, ein Export jeden Abend, Schritte auf Papier.
- Die Lizenzkosten steigen mit jeder weiteren Person und jedem Modul und übersteigen über ein paar Jahre, was ein eigenes Werkzeug kosten würde.
- Die Software muss mit Kunden oder Lieferanten von außen sprechen: ein Portal für Bestellungen, den Stand der Arbeiten, Dokumente.
Oft ist die Lösung gemischt: Die vorhandene Buchhaltungssoftware bleibt, und nach Maß gebaut wird nur der Teil, der heute nicht funktioniert.
Wovon die Kosten einer Individualsoftware abhängen
Verlässliche Erhebungen zu den Preisen von Individualsoftware in Italien gibt es nicht, und eine Zahl ohne Projekt würde wenig sagen: Dasselbe Wort, „Unternehmenssoftware“, deckt eine Auftragsliste für drei Personen ebenso ab wie ein System für Produktion, Lager und Versand. Was die Kosten verändert, lässt sich dagegen benennen:
- Wie viel sie können muss: Jeder Bereich (Bestellungen, Lager, Aufträge, Schichten, Dokumente) hat eigene Ansichten, eigene Daten, eigene Regeln.
- Wie viele Sonderregeln es gibt: Eine Preisliste mit Rabatten nach Kunde und Menge kostet mehr als eine feste Preisliste.
- Wer sie nutzt: nur das Büro, oder auch Mitarbeitende in der Werkstatt per Handy, Außendienst unterwegs, Kunden über einen geschützten Bereich. Jede Nutzergruppe hat eigene Rollen und Rechte.
- Wie viele Systeme angebunden werden: Buchhaltung, ERP, Onlineshop, Versanddienstleister, Zahlungen. Viel hängt davon ab, was diese Systeme anbieten: Eines mit dokumentierter API ist schneller angebunden als eines, das nur Dateien exportiert.
- Die Daten, die übernommen werden: Jahre an Excel-Tabellen zu bereinigen und zu importieren, ist eine Arbeit für sich.
- Wo sie läuft und wer sie danach betreut: Server, Backups, Updates und Monitoring sind Kosten, die auch nach dem Start weiterlaufen.
Deshalb braucht es vor einem Angebot eine Analyse: ansehen, wie Sie heute arbeiten, welche Daten es gibt und wo sie liegen. Ohne sie ist jede Zahl eine Vermutung.
Wie man startet, ohne alles neu zu bauen
Der häufigste Fehler ist, alles auf einmal ersetzen zu wollen: Man schreibt ein Lastenheft von hundert Seiten, das Projekt dauert ein Jahr, und wenn es fertig ist, hat sich das Unternehmen schon verändert. Besser funktioniert ein Schritt nach dem anderen.
1. Man wählt die Stelle, die am meisten wehtut
Den Schritt, der die meisten Stunden kostet, oder den, bei dem die meisten Fehler entstehen. Meist ist es genau einer, und dort fängt man an.
2. Die Ansichten werden vor dem Code gestaltet
Die wichtigsten Ansichten werden in Figma gestaltet und mit denen getestet, die sie jeden Tag nutzen werden. Einen Entwurf zu ändern, kostet wenig, eine fertig geschriebene Software zu ändern, deutlich mehr. Das ist die Arbeit, die wir im UI/UX-Design machen.
3. Eine kleine erste Version, angebunden an das Bestehende
Die erste Version macht eine Sache gut und spricht mit den Systemen, die Sie schon nutzen: Sie liest die Kunden aus der Buchhaltung, schickt Bestellungen an den Onlineshop, exportiert, was nötig ist, nach Excel. Alles andere läuft weiter wie bisher.
4. Man erweitert anhand der echten Software
Nach ein paar Wochen im Einsatz sieht man, was wirklich gebraucht wird, und das ist oft etwas anderes, als man am Anfang dachte. Neue Funktionen kommen eine nach der anderen dazu, vorher auf einer Testumgebung geprüft.
So bleibt das Risiko klein: Überzeugt die erste Version nicht, hat man wenig ausgegeben und viel gelernt.
Was Sie fragen sollten, bevor Sie Software entwickeln lassen
- Gehört der Code mir? Kann ich ihn eines Tages zu einem anderen Entwickler mitnehmen?
- Mit welchen Technologien ist sie geschrieben? Sind sie verbreitet und dokumentiert, oder kennt sie nur, wer sie gebaut hat?
- Startet man mit einer ersten Version, oder wird alles am Ende geliefert?
- Wie wird sie an meine bestehenden Systeme angebunden, und was passiert, wenn sich eines davon ändert?
- Wo liegen die Daten, wer macht die Backups, und wer hält die Software nach dem Start aktuell?
- Sehe ich Änderungen zuerst auf einer Testumgebung?
Und bei uns?
Eine Unternehmenssoftware nutzt man über Jahre, deshalb zählt auch, wer sie schreibt und wer sie danach betreut.
- Sie sprechen mit denen, die die Arbeit machen. Wir sind zwei Personen, Riccardo und Davide: Die Software planen und entwickeln wir selbst, ohne Zwischenstellen und ohne Aufschläge. Es ist dieselbe Arbeit, die wir jeden Tag für andere Agenturen machen, im White Label.
- Rechnung ohne italienische Mehrwertsteuer. Wir arbeiten beide im regime forfettario, der italienischen Pauschalbesteuerung für kleine Selbstständige, deshalb steht auf unseren Rechnungen keine italienische Mehrwertsteuer. Ob und wie in Ihrem Land Umsatzsteuer anfällt, hängt davon ab, wer Sie sind und wo Sie sitzen: Am besten fragen Sie Ihre Steuerberatung.
- Uns gibt es auch in ein paar Jahren noch. Wir sind seit 2016 im Web, als Ortica seit 2020, und betreuen mehr als 200 Websites. Wir arbeiten gleichberechtigt, halbe-halbe, und jeder kennt die Projekte des anderen.
Bei uns bleiben Code und Daten beim Kunden, die Software ist in verbreiteten Technologien wie React und Next.js und Node.js geschrieben, und wenn ein vollständiges Verwaltungs-Backend gebraucht wird, starten wir mit Payload CMS. Wenn Sie möchten, betreuen wir nach dem Start auch den Server. Wie wir arbeiten, steht auf der Seite zur Webapp-Entwicklung und Software nach Maß.
